Personvernerklæring for medlemmer Odden Marina Båtforening (OMBF) og Odden Marina BRYGGESamvirke (Samvirke) heretter kalt båtforeningen
I denne personvernerklæringen gir vi deg som medlem informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Båtforeningen ved styreleder er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at opplysningene vi har om deg som medlem i Båtforeningen brukes i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det frem under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Hva er formålet og det rettslige grunnlaget?
De viktigste formålene er:
- For å identifisere deg, administrere ditt medlemskap, gjennomføre dugnader, årsmøter og levere våre tjenester til deg som medlem. For dette formålet bruker vi kontakt- og medlemsinformasjon, kommunikasjon og saksinformasjon.
- For fakturering. For dette formålet bruker vi kontakt- og medlemsinformasjon, kontonummer og betalingsinformasjon.
Det rettslige grunnlaget for ovenstående punkter, er følgende:
-
- det er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg,
- det er nødvendig for formål knyttet til den berettigede interesse som følges av Båtforenigen
- behandlingen skjer som ledd i Båtforeningens berettigede aktiviteter og med nødvendige garantier.
Det vises i denne forbindelse til vedtektsfestede formål:
§ 2. Formål Odden Marina Båtforenings formål:
1. Anlegge og drive båthavn for beboere i Slemmestad. Anlegget skal fortrinnsvis etableres på Odden Boligsameiets areal gnr. 38 bnr. 510 med tilknytning til eiendommene gnr. 38 bnr. 162 og 545 i Røyken.
2. Etablere et attraktivt båtmiljø i båthavna.
3. Søke samarbeide med naboer og kommunen om utnyttelse av tilgrensende områder til felles beste, også for foreningens medlemmer.
4. Søke å etablere så mange gjesteplasser som mulig uten at dette går på bekostning av faste båtplasser, eller forringer foreningens økonomi.
- For bokføringsformål. For dette formål bruker vi kontakt- og medlemsinformasjon, og betalingsinformasjon. Det rettslige grunnlaget for formålet er våre rettslige forpliktelser etter bokføringsloven.
- Servicetilbud og drift av Båtforeningen forutsetter også at vi foretar oss følgende behandlinger av personopplysninger:
- Mail- og SMS-varsling, for å sende deg som medlem relevant informasjon, for eksempel informasjon om spesielle værforhold, forhold i nærmiljøet som påvirker vår drift, reguleringsplaner, vedlikehold, håndheving av ordensreglement osv.
- Ved anmodning om individuell bistand, fritak fra oppgaver, vil vi også kunne trenge annen informasjon, avhengig av sakens karakter.
Hvilke opplysninger har vi om deg?
Opplysninger som gis av deg er det vi behandler
Når du melder deg inn som medlem i Båtforeningen og benytter deg av våre medlemstilbud, gir du oss typisk følgende opplysninger:
Kontakt- og medlemsinformasjon, som navn, båtplass, ansiennitet, bostedsadresse, epostadresse, telefonnummer, betalingsinformasjon.
Saksinformasjon, som opplysninger du oversender til oss for å belyse en spesiellsak situasjon overfor Båtforeningen. Hva slags informasjon du oversender vil avhenge av sakens karakter, men kan for eksempel være opplysninger om utleieforhold, fritak for oppgaver, konfliktsituasjoner med andre medlemmer.
På vår hjemmeside www.oddenmarina.no, uavhengig av om man er medlem eller bare tilfeldig besøkende, registrerers ingen opplysninger i cookies eller analyseverktøy.
Du har innsyn og ansvar selv for å korrigere den informasjonen vi har om deg i vårt medlemssystem www.havneweb.no. Havneweb danner grunnlag for medlemsadministrasjon og er et obligatorisk verktøy for virksomhet og våre medlemmer.
Ved utmelding vil vi slette personopplysninger om deg som vi ikke lenger trenger. Vi vil beholde opplysninger knyttet til eierhistorikk, regnskapsinformasjon og regnskapstransaksjoner samt annen informasjon vi er pålagt av offentlig myndighet å beholde.
Hvem deler vi opplysningene med?
Vi deler kun et minimum av informasjon som navn og kontaktdata i mellom medlemmene for å kunne gjennomføre vår vaktordning og ved salg som krever administrasjon og utsendelse av ansiennitetslister.
I den grad det skulle bli nødvendig med behandling av personopplysning skjer utenfor Båtforeningens fastsatte formål, vil dette skje på bakgrunn av et eksplisitt eget samtykke fra deg for dette konkrete formålet.
Hvordan sikrer vi opplysningene dine?
Opplysningene sikres gjennom fysiske, tekniske og administrative metoder og tiltak, som blant annet beskyttelse av IT systemene, arkivløsninger, samt kravstilling til våre underleverandører.
Våre styremedlemmer har også taushetsplikt etter lov og avtaleverk om personopplysninger vedkommende får om Båtforeningens medlemmer i kraft av sin rolle som tillitsvalgt.
All informasjon om deg oppbevares innenfor EU/EØS området og nødvendige databehandleravtaler og taushetserklæringer er på plass med våre underleverandører og samarbeidspartnere.
Hvor lenge lagrer vi opplysningene?
Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig.
Dette innebærer som hovedregel at vi lagrer opplysningene om deg så lenge du er medlem/andelseier hos oss.
Ved utmelding slettes personopplysningene senest innen tre måneder. Enkelte opplysninger vil vi likevel beholde lenger. Dette er typisk opplysninger vi er lovpålagt å beholde, for eksempel opplysninger om betaling av medlemskontingent (faktura), som vi i henhold av skatteloven/bokføringsloven må beholde i minst fem år. Disse opplysningene lagres kun for dette formålet. Videre vil Båtforeningen ikke slette personopplysninger omgående i konkrete saker der man anser det som nødvendig å beholde opplysningene i lengre tid. Dette vil typisk være opplysninger relatert til eierskifte, en konkret sak, rettstvist eller lignende, eller saker som vedrører klager eller krav rettet mot oss. For disse tilfellene arkiveres opplysningene, før de slettes når behovet for å beholde opplysningene anses opphørt.
Hvilke personvernrettigheter har jeg?
Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss, eller gå inn på Min Side på www.Parat.com. Dine rettigheter omfatter:
Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
Innsyn. Du kan se hvilke opplysninger vi har om deg, og få kopi av disse.
Korrigering. Du kan rette og supplere opplysninger om deg.
Sletting. Du kan be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
Begrensning. Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
Dataportabilitet. Du kan be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet/organisasjon i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.
Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.
Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på hjemmesiden vår, www.oddenmarina.no
Kontaktinformasjon
Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter eller klage på behandlingen vi gjør av opplysningene dine.
Du kan bruke følgende kontaktinformasjon:
Kontaktperson: Styreleder
Leif B. Paulsen
Tlf.: 92253308
E-post: ombf.gmail.com
Du kan selvsagt også kontakte Datatilsynet, se www.datatilsynet.no.